viernes, 22 de junio de 2007

Cont... apuntes

Se puede lograr una comprensión más clara de la aplicación de los factores de control, a través del análisis del siguiente ejemplo. Una de las funciones del departamento de compras de una empresa, consiste en atender la solicitud de material hecha por el departamento de producción. Se aplica el factor calidad al especificar las cualidades del material, haciendo referencia a las propiedades que debe reunir el material en aspectos tales como: composición, volumen, estructura, peso y otros datos técnicos; si ambos departamentos no verifican que se reúnan dichas especificaciones se originarán problemas.

Es importante indicar que existen funciones en las que no es necesario aplicar los cuatro factores, ya que esto depende del área, controlada, verbigracia, el control de inventarios utilizará los dos factores siguientes: cantidad en cuanto a las existencias de los artículos o de la materia prima que debe tener almacenada, y tiempo, en cuanto a la fecha necesaria para reponer el material. Los otros factores pasarán a segundo término en importancia.

EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo así clasificarse en:

Control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades
Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo. Un control esporádico de nada sirve para la consecución de las metas de la organización.
Control posterior. Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas. Su objeto es administrar información para comparar los resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido.

CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES
Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico a fin de determinar la acción correctiva necesaria

Control de calidad
Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica, tanto en las materias primas como en los productos terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto a: color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia y otros aspectos técnicos, mimos que se comparan con las normas fijadas para su producto, con el fin de detectar y eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el mismo.

Control de inventarios
Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.

Un buen sistema de control de inventarios permite:
a) Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.
b) Evitar pérdidas considerables en las ventas
c) Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia o por exceso de material almacenado
d) Reducir al mínimo las interrupciones de la producción
e) Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, etc.

En síntesis, la organización debe de contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la pérdida de u cliente, lo que se traduce en pérdidas financieras.

Clases de inventarios
Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo
Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso
Productos terminados. Son los Productos terminados que están listos para su almacenamiento
Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las máquinas

Control de producción
El objeto fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneo para lograr las metas

Control de compras
Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:
a) Selección adecuada de proveedores
b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material
d) Determinación del punto de pedido y de reorden
e) Comprobación de precios

CONTROL DE MERCADOTECNIA

Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor: es de vital importancia para el control de la empresa en general y para la elaboración de las estrategias y planes de mercadotecnia.
La evaluación de toda esta área, proporciona fundamentos para:
a) Toma de decisiones de la organización en general
b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazos
c) Evaluación de la efectividad de los vendedores
d) Para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadotecnia

Control de ventas
Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de ese control, ya que permiten fijar normas de realización sin las cuales sería imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir.

CONTROL DE FINANZAS
Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas.

Control presupuestal
Como ya se estudió los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación. Un sistema de control presupuestado debe:
▪ Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios, etc.
▪ Coordinar las partes como un todo y armonizar entre sí los distintos presupuestos
▪ Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan
▪ Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras
▪ Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad

Control contable
Ninguna empresa, por pequeña que sea, puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo.

La contabilidad, que es parte primordial del control, proporciona esta información a través, no sólo de registros, sino de los estados financieros y de su análisis e interpretación mediante el estudio de tendencias y la aplicación de las razones financieras que son estándares medidas o indicadores.

Costos
Su objeto primordial es determinar el costo real de un producto con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricación.




Auditoria

La auditoria contable tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión y examen detallado de todos los registros contables de la negociación con el fin de verificar.
▪ La autenticidad de los hachos y fenómenos que presentan los estados financieros
▪ Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y que su aplicación sea consistente.

CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

Su función es la evaluación de la efectividad en la implementación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo básicamente a través de la auditoría de recursos humanos.

Auditoria de recursos humanos

Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis y en la interpretación de la información estadística de cada una, o todas o algunas de las áreas que se mencionan en los siguientes incisos: mediante la utilización de cuestionarios, entrevistas y gráficas.

Evaluación de la actuación

Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de la organización, con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación, ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados y compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otros más.

Evaluación de capacitación y desarrollo

Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil, pero, también, más necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:
▪ Productividad. Estudios de productividad antes y después del entrenamiento
▪ Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con los cursos de capacitación.




Evaluación de la motivación

Es uno de los aspectos menos evaluables por su integridad, ya que su objeto es medir la moral del personal, se realiza a través de:
▪ Encuestas de actitud
▪ Estudios de ausentismo, retardos y rotación
▪ Frecuencia de conflictos
▪ Buzón de quejas y sugerencias
▪ Productividad

Evaluación sobre higiene y seguridad y servicios y prestaciones

La medida de la efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registros y estadísticas a:

▪ Índices de accidentes
▪ Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones
▪ Análisis de ausentismo
▪ Sugerencias y quejas
▪ Estudios de fatiga

TÉCNICAS DE CONTROL (CONTROLES)
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.
Tal y como se enunció, muchas de las técnicas de control, más usuales.

Sistemas de información
Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales, el administrador se llega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que pueden utilizar una empresa son múltiple y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa.

Reportes e informes
Existen múltiples tipos de reportes e informes; básicamente pueden clasificarse en:
a) Informes que se utilizan para el control directo de las operaciones
b) Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.

En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones.
Unidad del tema: Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones
concentración sobre las excepciones: deben relevar indicadores importantes, puntos fuertes y débiles
Claridad y concisión: Los informes más largos, detallados y genéricos, originan confusión y desatención por parte de quien los recibe
Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales, de gran ayuda para la presentación de un informe puede ser la utilización de gráficas.
Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse constantemente, pero que requieren de revisiones y ajustes periódicos.
Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea necesario contar con la información oportuna y periódica, no implica que ésta deba de ser frecuente que origine papeleo innecesario
Evaluación de la información. Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la información, es decir examinar si re4almente el sistema proporciona información adecuada.

Formas

Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisión y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollaron en cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la empresa que van desde la tarjeta de control de asistencia hasta una póliza de contabilidad.

Las formas facilitan la transmisión de información a la vez que sirven para registrar adecuadamente las operaciones.

Control interno
Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son:
a) La obtención de información correcta y segura
b) La protección de los activos de la empresa
c) La promoción de la eficiencia en la operación

Tradicionalmente se ha considerado que el control interno abarca solamente a la función financiera, sin embargo, como ya se dijo su finalidad no se reduce a evitar fraudes, sino a optimizar el manejo de todos los recursos a través de la disminución de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de políticas de operación adecuadas, comprobación de la exactitud de la información, establecimiento de sistemas de protección contra pérdidas, etc.

Continuación de Apuntes de Administración

CONTROL


CONCEPTO

Si el control se estudia como última etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera; la planeación y el control están relacionados a tal grado , que en muchas ocasiones el administrador difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando; incluso, para algunos autores el control forma parte de la planeación misma. De hecho, la información obtenida a través del control es básica para poder reiniciar el proceso de planeación.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. De tal manera vista, esta etapa se percibe como un método que reprime y presiona a los individuos de la organización, que establece límites arbitrarios para la actuación, y que comprende solamente hechos pasados o históricos.

La anterior concepción es por demás equivocada, ya que el control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más que histórico su carácter es pronóstico ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prever y corregir errores y no simplemente registrarlos.

A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisarán algunas de las definiciones más aceptadas:

Buró K. Scalan . El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert Eckles, Ronald Carmichel y Bernard Sarchet. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

George R. Terry. El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henry Farol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Harold Koontz y Cyril O´Donnell. Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

Robert B. Buchele. El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

Robert C. Appleby. La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.

Elementos del concepto

Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes:

Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Como se dejo entrever, muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.
Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados
Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
Establecer medidas correctivas. El objetivo del control es prever y corregir los errores.

Con base en estos elementos, se puede definir al control como:

La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.


IMPORTANCIA

El control es de vital importancia dado que:

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas a las personas y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en el que se establecen medidas correctivas.
Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.


PRINCIPIOS

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

Equilibrio

A cada grupo de delgación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

De los estándares

Se refiere a que el control existente en función de la identificación de los estándares. Ningún control será valido si no se fundamenta en un estándar a seguir. Por tanto, es imprescindible establecer modelos, medidas específicas de actuación o estándares, que sigan de patrón para evaluar lo establecido anteriormente. La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y , consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.


De la oportunidad

El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

De las desviaciones

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

Costeabilidad

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.

De excepción

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.


De la función controlada

La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Una aplicación clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no será la persona más idónea para auditarlos o determinar si son verídicos o no, ya que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.






PROCESO DE CONTROL

La secuencia de pasos necesarios para efectuar el control aparecen en la figura siguiente:



Control
Identificación del estándar
Medición de resultados
Comparación
Retroalimentación
Corrección
Detección de desviaciones
Antes de analizar cada paso del proceso de control es conveniente considerar lo siguiente:

La función del administrador no solamente se concreta a la formación de planes, sino también implementarlos y revisarlos de manera constante para poder detectar a tiempo todas aquellas variaciones que son generadas por los cambos del medio. Para esta parte del control, es necesario recordar que la formulación de un plan se definió como los diseños o esquemas detallados de lo que habra de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.
Desde la posición de control administrativo el diseño o esquema puede ser la tolerancia de 10 minutos para entrar al salón de clases (politica), apagar el teléfono celular en el salón de clase (regla), vender 1000 unidades en mayo (objetivo), asignación de tiempo a las actividades (programa), los pasos a seguir para la reinscripción del siguiente semestre o para el requerimiento de materiales (procedimiento), colocar el hombre adecuado en el puesto adecuado (organigrama o descripción de puestos), la descripción gráfica de un procedimiento (diagrama de flujo), una forma, etcétera.

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base e la cual se efectúa el control.
Cuando usamos el control estamos ante una labor que implica verificar que los resultados estén de acuerdo con el plan (estándar). Se observa, en el último párrafo, que plan y estándar es lo mismo. Un ejemplo sencillo nos ayudará a entenderlo mejor: el sastre o la costurera hacen una prenda de vestir de de acuerdo con el modelo aceptado por el cliente. Si el traje o vestido están bien hechos, quedaran satisfechos quienes lo hacen y quienes lo usan por estar de acuerdo, desde un principio, con el plan o estándar a seguir.

Sirvámonos del proceso administrativo para dar ejemplos de estándares en cada una de las etapas y que servirán para afirmar que lo determinado, pasa a ser modelo a controlar.

De la etapa de planeación tenemos los siguientes ejemplos:

Planeación
Organización
Dirección
Control
Misión
Objetivos
Políticas
Procedimientos
Etcétera







De la etapa de organización tenemos:

Planeación
Organización
Dirección
Control
Misión
Objetivos
Políticas
Procedimientos
Etcétera


Organigrama
Diagrama de flujo
Descripción de
puestos
Etcétera




De la etapa de dirección puede ser:


Planeación
Organización
Dirección
Control
Misión
Objetivos
Políticas
Procedimientos
Etcétera


Organigrama
Diagrama de flujo
Descripción de
puestos
Etcétera
Reglamentos de conducta
Programas de incentivos
Programas de capacitación
Códigos de ética
Etcétera




Los estándares en la etapa de control son los mismos que anteriormente se han fijado y pasan a ser los modelos a controlar, como ejemplo tenemos:




Planeación
Organización
Dirección
Control
Misión
Objetivos
Políticas
Procedimientos
Etcétera


Organigrama
Diagrama de flujo
Descripción de
puestos
Etcétera
Reglamentos de conducta
Programas de incentivos
Programas de capacitación
Códigos de ética
Etcétera
Objetivos
Organigrama
Descripción de puestos
Reglamentos de conducta
Etcétera


Identificación del estándar


El administrador identifica el estándar fue establecido y le va a servir como unidad de medida para evaluarlo. La identificación de los estándares representan el estado de ejecución deseado en su aplicación.
Seleccionemos los siguientes ejemplos como identificación del estándar que previamente se estableció.


Medición de resultados

Consiste medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares. Los modelos administrativos, de acuerdo con sus características propias, pueden ser: cuantitativos (si son susceptibles de medirse en unidades numéricas) o cualitativos ( cuando se establecen subjetivamente y los aspectos que se evalúan son referentes a ciertas cualidades).

Para llevar a cabo su función, se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), valida (que mida realmente el desempeño que intenta medir), con unidades de medida apropiada, y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicación).

Medición. Los resultados obtenidos de las ventas y del organigrama después de su desempeño.

Comparación

Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos.

Detección de desviaciones

El resultado de la comparación da la determinación de las desviaciones entre el desempeño real y el estándar, misma que deberán reportarse inmediatamente.
Corrección

La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo: no obstante, antes de iniciarla es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. Siguiendo con el ejemplo en la baja de las ventas, lo que indica es que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre.

Retroalimentación

Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo.
De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.


Implantación de un sistema de control

Por ultimo, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere:

Contar con objetivos y estándares que sean estables.
Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.
Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos. Tomar en cuenta que un sistema de control por si solo no contribuyen a la eficiencia.
Evaluar la efectividad de los controles:
Eliminando aquellos que no sirven.
Simplificándolos
Combinándolos para perfeccionarlos.


CARACTERISTICAS

Puesto que el control es un factor imprescindible para el logo de los objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser efectivo.

Reflejar la naturaleza de
la estructura organizacional

Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desea controlar. Así, una pequeña empresa necesita de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los controles del departamento de producción. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficiencia; como ya se dijo, la función del control no puede suplir una organización precaria.


Oportunidad

Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubran antes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.

Accesibilidad

Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles crean confusiones.

Ubicación estratégica

Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico. Esta característica se relaciona con el principio de excepción; enfatiza el hecho de que es necesario establecer puntos de verificación clave, antes de que la corrección implique un alto costo.


FACTORES QUE COMPRENDE
EL CONTROL

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

a) Cantidad
b) Tiempo
c) Costo
d) Calidad

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el ultimo, como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo.

El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a través del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por último, la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.