viernes, 22 de junio de 2007

Cont... apuntes

Se puede lograr una comprensión más clara de la aplicación de los factores de control, a través del análisis del siguiente ejemplo. Una de las funciones del departamento de compras de una empresa, consiste en atender la solicitud de material hecha por el departamento de producción. Se aplica el factor calidad al especificar las cualidades del material, haciendo referencia a las propiedades que debe reunir el material en aspectos tales como: composición, volumen, estructura, peso y otros datos técnicos; si ambos departamentos no verifican que se reúnan dichas especificaciones se originarán problemas.

Es importante indicar que existen funciones en las que no es necesario aplicar los cuatro factores, ya que esto depende del área, controlada, verbigracia, el control de inventarios utilizará los dos factores siguientes: cantidad en cuanto a las existencias de los artículos o de la materia prima que debe tener almacenada, y tiempo, en cuanto a la fecha necesaria para reponer el material. Los otros factores pasarán a segundo término en importancia.

EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo así clasificarse en:

Control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades
Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo. Un control esporádico de nada sirve para la consecución de las metas de la organización.
Control posterior. Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas. Su objeto es administrar información para comparar los resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido.

CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES
Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico a fin de determinar la acción correctiva necesaria

Control de calidad
Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica, tanto en las materias primas como en los productos terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto a: color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia y otros aspectos técnicos, mimos que se comparan con las normas fijadas para su producto, con el fin de detectar y eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el mismo.

Control de inventarios
Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.

Un buen sistema de control de inventarios permite:
a) Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.
b) Evitar pérdidas considerables en las ventas
c) Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia o por exceso de material almacenado
d) Reducir al mínimo las interrupciones de la producción
e) Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, etc.

En síntesis, la organización debe de contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la pérdida de u cliente, lo que se traduce en pérdidas financieras.

Clases de inventarios
Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo
Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso
Productos terminados. Son los Productos terminados que están listos para su almacenamiento
Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las máquinas

Control de producción
El objeto fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneo para lograr las metas

Control de compras
Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:
a) Selección adecuada de proveedores
b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material
d) Determinación del punto de pedido y de reorden
e) Comprobación de precios

CONTROL DE MERCADOTECNIA

Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor: es de vital importancia para el control de la empresa en general y para la elaboración de las estrategias y planes de mercadotecnia.
La evaluación de toda esta área, proporciona fundamentos para:
a) Toma de decisiones de la organización en general
b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazos
c) Evaluación de la efectividad de los vendedores
d) Para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadotecnia

Control de ventas
Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de ese control, ya que permiten fijar normas de realización sin las cuales sería imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir.

CONTROL DE FINANZAS
Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas.

Control presupuestal
Como ya se estudió los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación. Un sistema de control presupuestado debe:
▪ Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios, etc.
▪ Coordinar las partes como un todo y armonizar entre sí los distintos presupuestos
▪ Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan
▪ Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras
▪ Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad

Control contable
Ninguna empresa, por pequeña que sea, puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo.

La contabilidad, que es parte primordial del control, proporciona esta información a través, no sólo de registros, sino de los estados financieros y de su análisis e interpretación mediante el estudio de tendencias y la aplicación de las razones financieras que son estándares medidas o indicadores.

Costos
Su objeto primordial es determinar el costo real de un producto con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricación.




Auditoria

La auditoria contable tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión y examen detallado de todos los registros contables de la negociación con el fin de verificar.
▪ La autenticidad de los hachos y fenómenos que presentan los estados financieros
▪ Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y que su aplicación sea consistente.

CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

Su función es la evaluación de la efectividad en la implementación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo básicamente a través de la auditoría de recursos humanos.

Auditoria de recursos humanos

Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis y en la interpretación de la información estadística de cada una, o todas o algunas de las áreas que se mencionan en los siguientes incisos: mediante la utilización de cuestionarios, entrevistas y gráficas.

Evaluación de la actuación

Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de la organización, con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación, ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados y compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otros más.

Evaluación de capacitación y desarrollo

Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil, pero, también, más necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:
▪ Productividad. Estudios de productividad antes y después del entrenamiento
▪ Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con los cursos de capacitación.




Evaluación de la motivación

Es uno de los aspectos menos evaluables por su integridad, ya que su objeto es medir la moral del personal, se realiza a través de:
▪ Encuestas de actitud
▪ Estudios de ausentismo, retardos y rotación
▪ Frecuencia de conflictos
▪ Buzón de quejas y sugerencias
▪ Productividad

Evaluación sobre higiene y seguridad y servicios y prestaciones

La medida de la efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registros y estadísticas a:

▪ Índices de accidentes
▪ Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones
▪ Análisis de ausentismo
▪ Sugerencias y quejas
▪ Estudios de fatiga

TÉCNICAS DE CONTROL (CONTROLES)
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.
Tal y como se enunció, muchas de las técnicas de control, más usuales.

Sistemas de información
Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales, el administrador se llega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que pueden utilizar una empresa son múltiple y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa.

Reportes e informes
Existen múltiples tipos de reportes e informes; básicamente pueden clasificarse en:
a) Informes que se utilizan para el control directo de las operaciones
b) Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.

En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones.
Unidad del tema: Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones
concentración sobre las excepciones: deben relevar indicadores importantes, puntos fuertes y débiles
Claridad y concisión: Los informes más largos, detallados y genéricos, originan confusión y desatención por parte de quien los recibe
Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales, de gran ayuda para la presentación de un informe puede ser la utilización de gráficas.
Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse constantemente, pero que requieren de revisiones y ajustes periódicos.
Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea necesario contar con la información oportuna y periódica, no implica que ésta deba de ser frecuente que origine papeleo innecesario
Evaluación de la información. Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la información, es decir examinar si re4almente el sistema proporciona información adecuada.

Formas

Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisión y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollaron en cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la empresa que van desde la tarjeta de control de asistencia hasta una póliza de contabilidad.

Las formas facilitan la transmisión de información a la vez que sirven para registrar adecuadamente las operaciones.

Control interno
Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son:
a) La obtención de información correcta y segura
b) La protección de los activos de la empresa
c) La promoción de la eficiencia en la operación

Tradicionalmente se ha considerado que el control interno abarca solamente a la función financiera, sin embargo, como ya se dijo su finalidad no se reduce a evitar fraudes, sino a optimizar el manejo de todos los recursos a través de la disminución de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de políticas de operación adecuadas, comprobación de la exactitud de la información, establecimiento de sistemas de protección contra pérdidas, etc.

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